Ngày 18/10 hằng năm là dịp để cán bộ, công chức làm công tác văn phòng cấp ủy các cấp ôn lại truyền thống, nhận thức sâu sắc hơn về vị trí, vai trò của công tác văn phòng trong tham mưu, tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, văn phòng cấp ủy luôn là đầu mối quan trọng bảo đảm thông tin, tài liệu, điều kiện phục vụ cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.

Sau sắp xếp đơn vị hành chính, yêu cầu đối với công tác văn phòng ngày càng cao, khối lượng công việc, hồ sơ, tài liệu tăng lên nhiều. Phát huy truyền thống đó, Văn phòng Đảng ủy xã Gia Hanh đã chủ động ổn định tổ chức, đổi mới phương pháp làm việc, nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp; đồng thời đẩy mạnh văn thư, lưu trữ và chuyển đổi số, góp phần bảo đảm hoạt động của Đảng ủy, Ban Thường vụ và Thường trực Đảng ủy được thông suốt, nền nếp.

Chủ động tham mưu, nâng cao chất lượng phục vụ cấp ủy

Với yêu cầu vừa ổn định tổ chức, vừa bảo đảm công việc không bị gián đoạn sau sắp xếp, Văn phòng Đảng ủy tập trung nghiên cứu, cập nhật các quy định, hướng dẫn mới của Trung ương và của tỉnh; kịp thời tham mưu cụ thể hóa, tổ chức thực hiện phù hợp với thực tiễn địa phương. Từ đầu nhiệm kỳ đến nay, Văn phòng đã tham mưu cấp ủy ban hành 11 nghị quyết, 4 chỉ thị, 70 kế hoạch, 26 chương trình…để lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ chính trị của địa phương và 06 văn bản triển khai các quy định mới về văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và chuyển đổi số.

Công tác tham mưu chương trình, lịch công tác, chuẩn bị nội dung, tài liệu và phục vụ các hội nghị của cấp ủy được thực hiện chủ động, chặt chẽ; việc tổng hợp tình hình, theo dõi, đôn đốc thực hiện các kết luận, chỉ đạo từng bước được nâng cao. Đội ngũ cán bộ, công chức thường xuyên cập nhật kiến thức, tham gia đầy đủ các hội nghị, lớp tập huấn; trong đó có 05 hội nghị, lớp tập huấn về quản lý văn bản, phần mềm nghiệp vụ, chữ ký số, “Sổ tay đảng viên điện tử” và 4 thủ tục hành chính của Đảng trên môi trường điện tử. Từ thực tiễn công việc có thể thấy, chất lượng tham mưu của Văn phòng không chỉ được đo bằng việc hoàn thành đúng hạn các văn bản, chương trình, hội nghị, mà quan trọng hơn là khả năng nắm việc, tổng hợp đúng và phục vụ kịp thời, giúp cấp ủy có đầy đủ thông tin để lãnh đạo, chỉ đạo.

Nền nếp văn thư, lưu trữ, bảo đảm an toàn tài liệu

Văn phòng Đảng ủy chú trọng kiểm soát chặt chẽ các khâu tiếp nhận, đăng ký, xử lý, phát hành văn bản; kiểm soát thể loại, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày, góp phần nâng cao chất lượng văn bản của cấp ủy.

Đặc biệt, sau sắp xếp, Đảng ủy xã đã tập trung tiếp nhận, quản lý và chỉnh lý tài liệu của 06 đơn vị: Khánh Vĩnh Yên,  Khánh Lộc, Vĩnh Lộc, Yên Lộc, Thanh Lộc và Gia Hanh (cũ) theo Công văn số 64-CV/TW ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư và các hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng, Kế hoạch số 56-KH/TU, ngày 26/3/2026 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Hà Tĩnh về việc thực hiện số hóa tài liệu Phông lưu trữ lịch sử Đảng bộ tỉnh giai đoạn 2026 - 2027. Tổng khối lượng khoảng 35 mét giá trước chỉnh lý, đến nay cơ bản được chỉnh lý, chuẩn bị bàn giao về kho lưu trữ của của Tỉnh ủy (sau thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn 9 mét).

Công tác lưu trữ được thực hiện theo Luật Lưu trữ năm 2024, Quy định số 383-QĐ/TW ngày 19/11/2025 và các quy định, hướng dẫn của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Tỉnh ủy. Tài liệu Đại hội Đảng bộ xã nhiệm kỳ 2025 - 2030 được thu thập, hoàn thiện; kho lưu trữ được sắp xếp, kiểm tra thường xuyên. Cùng với đó, việc bảo vệ bí mật nhà nước, bảo đảm an toàn trong tiếp nhận, xử lý, phát hành, bảo quản và khai thác tài liệu, nhất là tài liệu điện tử, được chú trọng.

Đổi mới phương thức làm việc, đẩy mạnh chuyển đổi số

Chuyển đổi số được xác định là giải pháp quan trọng để đổi mới phương thức tham mưu, phục vụ. Thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 và Hướng dẫn số 09-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng về sử dụng Hệ điều hành tác nghiệp của Đảng, Văn phòng từng bước đưa quy trình xử lý công việc lên môi trường điện tử, từ tạo dự thảo, lập phiếu trình, trình duyệt, ký số, đóng dấu điện tử đến phát hành văn bản.

Đến nay, 100% văn bản điện tử thông thường được xử lý trên phần mềm; cán bộ, lãnh đạo trực tiếp xử lý văn bản cơ bản được cấp chứng thư số và thực hiện ký số thường xuyên. Hệ điều hành tác nghiệp được khai thác để xây dựng chương trình, lịch họp, cung cấp tài liệu hội nghị, từng bước hạn chế in ấn, sao gửi tài liệu giấy, hướng tới “phòng họp không giấy”. 100% cán bộ, công chức Cơ quan Đảng ủy đã thực hiện mở sổ quản lý và số hóa hồ sơ công việc trên Hệ điều hành tác nghiệp. Tài liệu phục vụ sinh hoạt chi bộ, hội nghị, tập huấn được chuyển sang dạng điện tử; nhóm Zalo. Đến nay, đang tập trung cao độ cho việc thực hiện nộp đảng phí qua môi trường điện tử.

Điều quan trọng là chuyển đổi số đang từng bước thay đổi cách thức tổ chức và xử lý công việc của Văn phòng, từ quản lý văn bản sang quản lý quy trình, từ xử lý thủ công sang môi trường điện tử, qua đó nâng cao tính minh bạch, khả năng theo dõi, kiểm soát và hiệu quả phục vụ cấp ủy.

Phát huy truyền thống, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới

Ngày truyền thống Văn phòng cấp ủy 18/10 là dịp để mỗi cán bộ, công chức Văn phòng Đảng ủy xã Gia Hanh tiếp tục nhận thức sâu sắc hơn về trách nhiệm của mình; không chỉ làm tốt công việc được giao, mà phải chủ động tham mưu, phối hợp, nắm chắc tình hình và phục vụ cấp ủy với tinh thần trách nhiệm cao nhất. Thời gian tới, Văn phòng Đảng ủy xã tiếp tục đổi mới phương pháp công tác, nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp; thực hiện nghiêm các quy định về văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản điện tử và bảo vệ bí mật nhà nước; đẩy mạnh số hóa hồ sơ, nâng cao chất lượng lập hồ sơ điện tử, khai thác hiệu quả Hệ điều hành tác nghiệp và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ.

Phát huy truyền thống chủ động, chính xác, kịp thời, trách nhiệm và hiệu quả, Văn phòng Đảng ủy xã Gia Hanh phấn đấu xây dựng nền nếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp, hiện đại, thực sự là bộ phận tham mưu tin cậy, đầu mối thông tin và phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, góp phần xây dựng Đảng bộ xã ngày càng vững mạnh.